Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagment mit Qudok

Dokumentenlenkung ist die ganzheitliche Organisation von Dokumenten. Konkret gehören dazu die Erstellung, Prüfung, Freigabe, Wiederholungsprüfung, Verteilung, das Auffinden, die Archivierung und letztlich die Löschung (nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen) von Dokumenten. Dokumentenlenkung ist daher oft im Qualitätsmanagement anzutreffen, wo es auf eine hohe Zuverlässigkeit in der Aufbewahrung und Dokumentation von Informationen und Prozessen ankommt. Laut ISO 9001 müssen Qualitätsmanagementhandbücher, Organigramme, Verfahrens- und Prozessanweisungen, Prüfprotokolle, Schulungsnachweise, Aufzeichnungen zu Audits, Managementbewertungen oder Besprechungen gelenkt werden.

Mit Qudok existiert ein System, dass all diesen Anforderungen gerecht wird. Qudok basiert auf SeedDMS und wurde durch einige optionale Erweiterungen angepasst ohne die Kompatibilität mit SeedDMS zu verlieren. Viele der oben genannten Anforderungen an die Dokumentlenkenkung sind bereits durch SeedDMS in der freiverfügbaren Version erfüllt.

SeedDMS implementiert Dokumentenlenkung

Der komplette Prozess der Dokumentlenkung wird von SeedDMS umgesetzt.

Die Dokumente werden entweder vorlagenbasiert in SeedDMS mittels integrierter Office-Suite oder extern erstellt und dann hochgeladen. Sie verbleiben bis zur endgültigen Fertigstellung in einem Entwurfsstatus und durchlaufen dann einen Prüf- (optional) und Freigabeprozess. Sobald dieser Prozess gestartet wurde, führt eine Veränderung des Dokuments zu einer neuen Dokumentenversion, die eine erneute Prüfung und Freigabe erfordert. Der komplette Prozessablauf wird unveränderbar gespeichert. Es kann also zu jedem späteren Zeitpunkt nachvollzogen werden, welchen Personen in welcher Art und Weise in den Prüf- und Freigabeprozess involviert waren. Diese Information können vor dem Download des Dokuments im Dokument selbst lesbar hinterlegt werden.

Auf die Freigabe eines Dokuments erfolgt optional die Benachrichtung der Personen, die das neue Dokument (oder die neue Dokumentenversion) lesen und den Empfang bestätigen müssen. Auch dieser Vorgang wird vollständig protokolliert.

Im Laufe der Zeit altern die Dokumente und müssen ggf. erneut geprüft werden. Auch dieser Prozess wird durch SeedDMS (und folglich auch durch Qudok) unterstützt. Es ist die sogenannte Wiederholungsprüfung nach einer festgelegten Zeitspanne. Sie kann beliebig häufig erfolgen, bis das Dokument schlussendlich veraltet ist und als solches markiert wird. Sollte im Rahmen einer solchen Wiederholungsprüfung eine Änderung am Dokument notwendig werden, führt dies unweigerlich zu einer neuen Dokumentversion, die den gesamten Prüf- und Freigabeprozess, aber auch die Lesebestätigung durch die Nutzer erneut erforderlich macht.

Bei Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren, sammeln sich leicht mehrere tausend oder sogar zehntausend Dokumente an, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können. Auch dieser Vorgang wird von Qudok unterstützt.