SeedDMS Shop
In unserem Shop finden Sie alle zur Zeit verfügbaren Erweiterungen. Sollen Sie Fragen zu den Erweiterungen oder Anpassungswünsche haben, dann sprechen Sie uns bitte direkt an. Möglicherweise haben Sie auch eine eigene Idee, die Sie gerne umgesetzt sehen. Auch dafür haben wir ein offenes Ohr.
SeedDMS lässt sich seit Version 5 durch Plugins erweitern. Sie können sowohl auf der visuellen als auch funktionalen Ebene Anpassungen vornehmen. Im folgenden finden Sie eine Auswahl der bereits verfügbaren Erweiterungen. Am Ende der Seite finden Sie eine Zusammenfassung weiterer Plugins, die aktuell in der Entwicklung sind oder in kundenspezifischen Installationen eingesetzt werden. Sollte Sie Interesse an einer Erweiterung haben, dann sprechen Sie uns bitte unverbindlich an.
Zugferd/X-Rechnung
Ab dem 1.1.2025 müssen alle Unternehmen die elektronische Rechnung (E-Rechnung) empfangen können. Dafür reicht bereits ein E-Mail-Account, aber spätestens bei der Ansicht einer X-Rechnung, welche als XML-Datei verschickt wird, bedarf es zusätzlicher Software.
SeedDMS bietet dafür eine Erweiterung, die neben der Ablage im DMS, auch die Ausgabe als HTML oder PDF Dokument erlaubt. Die sonst unleserlichen XML-Dokumente können folglich genauso betrachtet werden wie die althergebrachte PDF-Rechnung. Die Erweiterung kann darüber hinaus auch Rechnungen im Zugferd-Format aus einer PDF-Datei extrahieren und zur Anzeige bringen.
Collabora Office
Collabora Office ist eine vollständige Office Suite, welche im Browser läuft, folglich also keine lokale Installation erforderlich macht.
Mit dieser Erweiterung wird ein auf dem Server bereits installiertes Collabora Office in SeedDMS eingebunden und kann sowohl zur Ansicht, Bearbeitung als auch Konvertierung von Office Dokumenten verwendet werden.
Collabora Office bietet darüberhinaus die gemeinschaftliche Bearbeitung von Office Dokumenten. Ein Dokument, welches in SeedDMS ausgecheckt wurde, kann von allen anderen Benutzern mit Schreibrechten ebenfalls bearbeitet werden.
SeedBoard
SeedBoards sind eine alternative und übersichtliche Darstellung von Ordnern in SeedDMS. Sie können auch Benutzern zugänglich gemacht werden, die keinen Zugang zum DMS haben. Ein SeedBoard ordnet ausgewählte Ordner in Spalten auf einer einzelnen Web-Seite an. Das SeedBoard kann farbig oder mit einem Bild hinterlegt werden.
SeedBoards eignen sich hervorrangend um Dokumentensammlungen eines Themas, Projekts oder Teams übersichtlich zu präsentieren. Jedes SeedBoard verfügt über eine Filterfunktion, die entweder nach Begriffen oder dem Alter der Dokumente filtert. Somit lässt sich das SeedBoard beispielsweise auf die zuletzt eingestellten Dokumente eingrenzen.
Ein typische Anwendung im Distanzlernen ist die Zusammenstellung der Wochenaufgaben pro Schulklasse. Jede Klasse bekommt ihr eigenes SeedBoard und bestehend aus den Unterrichtsfächern in den Spalten.
Ordner kopieren
SeedDMS hat in der Grundinstallation keine Möglichkeit Ordnerstrukturen zu kopieren. Das kann aber durchaus nützlich sein, wenn z.B. für das Distanzlernen einheitliche Kursstrukturen oder im geschäftlichen Bereich Projektordner mit vordefinierten Unterordnern angelegt werden sollen. Diese Erweiterung deckt genau diesen Fall ab. Sie legt eine Kopie einer bestehenden Ordnerstruktur an ohne die darin befindlichen Dokumente zu kopieren.
PDF Dokumente zerteilen
Gerade beim Einscannen von Dokumenten ist es oft einfacher und schneller mehrere Papierdokumente in ein PDF-Dokument zu scannen und dieses später in Einzeldokumente zu zerteilen. Mit der Erweiterung "Split PDF" ist dies bequem in SeedDMS möglich. Laden Sie das Dokument wie üblich in SeedDMS hoch (oder nutzen Sie die Erweiterung "Import aus Mailbox") und rufen Sie danach aus der Dokumentansicht das Plugin zum Zerteilen des PDF-Dokuments auf.
Öffentlicher Upload Bereich
Das Hochladen von Dokumenten erfordert ein Benutzerkonto in SeedDMS und ist für wenig geübte Anwender mitunter zu kompliziert. Mit dem öffentlichen Upload-Bereich kann man sehr schnell beliebigen Personen eine Möglichkeit geben, Dokument auf einfache Art und Weise hochzuladen. Alles war man braucht ist ein Browser und eine zuvor generierte URL.
Upload-Bereiche können sowohl vom Admin als auch von regulären Benutzern in SeedDMS erstellt werden. In der generierten Upload-URL steckt bereits das Verzeichnis in dem die hochgeladenen Dokumente abgelegt werden sollen sowie eine zeitliche Beschränkung und ggf. ein Kennwort oder Code, der den Zugriff beschränken kann und die spätere Zuordnung zu einer Upload-URL ermöglicht. Die Daten der URL sind natürlich verschlüsselt.
Import aus Mailbox
Entscheident für einen effektiven Workflow bei der Dokumentenablage ist bereits das Einstellen der Dokumente in das DMS. Per Drag&Drop oder auch per WebDAV gelingt dies zuverlässig und schnell auf dem eigenen PC. Doch zu oft scheiden diese Varianten aus, weil der Scanner das Dokument nur per E-Mail verschicken kann oder der Projektpartner das letzte Besprechungsprotokoll per Messenger auf das Handy geschickt hat.
Mit dieser Erweiterung können aus einem IMAP-Postfach entweder vollständige Mails oder die Anhänge direkt nach SeedDMS importiert werden. Richten Sie also einfach ein dediziertes Postfach ein und schicken Sie alle Ihre Dokumente dort hin. Später am eigenen PC können Sie diese dann bequem importieren.
Das alles lässt sich zudem in SeedDMS 6 per Task automatisieren. Ihre Dokumente werden dann regelmäßig abgeholt und in einem dedizierten Ordner abgelegt.
Dokument drucken
Über die Druckfunktion des Browsers lassen sich die Dokumente in SeedDMS nur drucken, wenn auf dem Computer des Anwenders auch ein Drucker installiert ist. Diese Erweiterung erlaubt den Druck eines Dokuments aus SeedDMS heraus. Dafür wird die Dokumentendetailansicht um einen Druckdialog erweitert. Voraussetzung ist ein eingerichteter Cups-Server auf dem Server auf dem auch SeedDMS installiert ist.
Zwischenablage herunterladen
Möchte man mehrere Dokumente aus SeedDMS herunterladen, dann muss jedes Dokument einzeln herunter geladen werden. Mit dieser Erweiterung ist es möglich Dokumente in der Zwischenablage zu sammeln und gemeinsam als Zip-Archiv herunterzuladen.
Downloads zählen
Diese Erweiterung zählt jeden Download eines Dokuments und listet die Downloads auf der Dokumentendetailseite auf, sofern man als Admin eingeloggt ist. Darüberhinaus existiert eine Übersichtsseite mit allen Downloads.
Download aller Dokumente eines Ordners
In Analogie des Downloads aller Dokumente in der Zwischenablage, können mit dieser Erweiterung die Dokumente eines Ordners als Zip-Archiv heruntergeladen werden. Dazu wird am Ende der Dokumentenliste eines Ordners ein Download-Button eingeblendet.
Temporären Download-Link erzeugen
Mitunter soll externen Personen, die nicht als Benutzer in SeedDMS angelegt sind, der Download einzelner Dokumente ermöglicht werden. Diese Eweiterung erzeugt einen zeitlich begrenzten, eindeutigen Download-Link, der aus SeedDMS heraus als Mail verschickt werden kann.
Vorschau für PDF-Dokumente aus dem Ablageordner
Beim Hochladen eines Dokuments aus dem Ablageordner wird dieses in einer Vorschau neben dem Formular für die Metadaten des Dokuments angezeigt. Das Erleichtert beispielsweise das Befüllen der Attribute, die sich aus dem Dokumeteninhalt ergeben. Insbesondere dann, wenn die Dokumente im Ablageordner durch eine Scanner dort abgelegt wurden und der hochladene Mitarbeiter deren Inhalt nicht kennt.
Anzeige der EXIF/Daten eines Bildes
Kameras legen in den erzeugten jpeg-Dateien zusätzliche Informationen ab. Dieses EXIF-Daten können durch diese Erweiterung ausgelsen und dargestellt werden. Sofern Geo-Koordinaten vorhanden sind, wird zusätzlich eine Karte mit Markierung des Aufnahmeorts angezeigt. Welche EXIF-Daten zur Anzeige kommen, kann ebenfalls konfiguriert werden.
Mülleimer
Jeder Löschvorgang eines Dokuments oder Odners verschiebt diesen lediglich in einen ausgewiesenen Mülleimer-Ordner. Der Mülleimer selbst kann nur mit ausreichenden Zugriffsrechten geleert werden.
Beim Verschieben der gelöschten Objekte wird gleichzeitig nachgehalten, wo der Ordner oder das Dokument zuvor abgelegt war, folglich können gelöschte Objekte leicht wieder "entlöscht" werden.
Ein Task kann im Planer eingerichtet werden, der den Mülleimer regelmäßig von Objekten eines festgelegten Alters säubert.
Virus-Scan
Mit der Zahl der Benutzer und der hochgeladenen Dokumente steigt auch die Gefahr, dass Dateien mit Viren in den Bestand gelangen. Diese Extension nutzt clamav als Virenscanner und warnt vor einer Infizierung auf der Dokumentendetailseite. Der Administrator kann zudem einen Virus-Scan über alle Dokument ausführen.
Vorschau für Zip-Archive
Durch diese Erweiterung kann auch für Zip-Archive eine Vorschau auf der Dokumentendetailseite ausgegeben werden. Es wird der Inhalt des Archivs und pro Datei ein Download-Button dargestellt, so dass auch einzelne Dateien leicht heruntergeladen werden können.
Vorschau für E-Mails
E-Mails können als sogenannte .eml Dateien (Mimetype message/rfc822) in SeedDMS gespeichert werden. Durch diese Erweiterung wird eine Vorschau dieser Dateien auf der Dokumentendetailseite ermöglicht. Angezeigt werden neben dem Text als HTML und Plain-Text auch alle Anhänge, die direkt heruntergeladen werden können.
Verschicke Dokument per E-Mail
Eine Dokumentenversion kann mit dieser Erweiterung leicht per E-Mail an beliebige Adressen verschickt werden. In die E-Mail wird zudem ein Kommentar des Versenders eingefügt
Nachricht des Tages
Mitunter möchte man Anwender über wichtige Ereignisse oder mit zusätzlichen Daten informieren. Diese Erweiterung fügt einen beliebigen Text mit Überschrift oberhalb des Ordnerbaums ein. Der Text kann mittels markdown formatiert werden.
Dokumente, Versionen, Ordner kommentieren
Dokumente, Versionen und Ordner können nur mit einem Kommentar versehen werden. Diese Erweiterung erlaubt es beliebig viele Kommentare, durch alle Benutzer mit Lesezugriff, einzufügen. Die Ausgabe der Kommentare erfolgt in einem Popup.
Erweiterungen in der Entwicklung
Viele Erweiterungen sind noch in Entwicklung oder wurden auf Kundenwunsch umgesetzt, aber bisher nicht veröffentlicht. Auch wenn diese Erweiterungen nicht immer genau den gewünschten Anwendungsfall abdecken, so sind sie doch eine gute Ausgangsbasis für eine Weiterentwicklung.
TBS-Template: Platzieren Sie in Office-Dokumenten (docx, odt, xlsx, ods, etc.) Platzhalter, die dann beim Download oder der Ansicht dieser Dokumente ersetzt werden. Solche Platzhalter können der Name, Besitzer, Version, etc. eines Dokuments sein, aber auch komplette Listen bestehend aus den Prüfern, Freigebern, den Versionen eines Dokuments oder auch den verknüften Dokumenten. Wir setzen diese Erweiterung bei allen Kunden im Qualitätsmanagement ein.
QR-Code: Diese Erweiterung generiert einen QR-Code der URL zur Detailseite des Dokuments in SeedDMS. Neben dem QR-Code können weitere Informationen des Dokuments platziert werden. Die Ausgabe erfolgt entweder als PNG-Bild oder PDF-Dokument.
Ansicht von .pkpass-Dateien: Apple Inc. hat mit den sogenannte .pkpass-Dateien einen Standard geschaffen, der es erlaubt, Eintrittskarten, Coupons, Ausweise, etc. im Wallet abzulegen. Wenn Sie solche Dateien in SeedDMS ablegen (z.B. als Backup), dann liefert diese Erweiterung eine Vorschau und ermöglicht die Erfassung im Volltextindex.
Benachrichtigungen in der Datenbank speichern: SeedDMS informiert die Benutzer per E-Mail über Änderungen im Dokumentenbestand. Auch wenn dies durch die Beobachtung bestimmter Dokumente eingeschränkt werden kann, so kann die Mail-Flut leicht Überhand nehmen. Mit dieser Erweiterung werden die Benachrichtigungen nicht mehr per Mail verschickt, sondern in der Datenbank abgelegt.
Passkeys: Passwörter waren gestern, zukünftig soll man ganz ohne sie auskommen und die Authentifizierung beispeilsweise über das Mobiltelefon oder Hardware-Tokens abwickeln. SeedDMS unterstützt diese auf WebAuthn basierende Methode bereits jetzt durch diese Erweiterung.
Offene Aufgaben: Nicht selten wird SeedDMS im Qualitätsmanagement (QM) zur Dokumentenlenkung eingesetzt. Dabei müssen Dokument geprüft, freigegeben, wiederholt geprüft und der Empfang bestätigt werden. Für die Mitarbeiter stehen also ständig Aufgaben an, die oft zeitnah erledigt werden müssen. Um als QMB (Qualitätsmanagementbeauftragter) den Überblick zu behalten, erstellt diese Erweiterung Listen offener Aufgaben, die sowohl nach Aufgabentyp als auch nach Mitarbeiter gefiltert werden können. Sprich, Sie wissen als QMB ganz genau wer Ihre "Pappenheimer" sind, die mal wieder eine Aufforderung benötigen :-)
Tag-Cloud: Nicht mehr ganz so beliebt wie vor Jahren noch, bietet die Tag-Cloud noch immer eine guten Überblick der Gruppierung von Dokumenten, z.B. nach Stichworten. Die Tag-Cloud in SeedDMS gruppiert Dokumente nicht nur nach Stichworten, sondern auch nach Kategorien und jedem anderen selbst erstellten Attribut. Sie bietet damit auch eine alternative Navigationsmöglichkeit in den Dokumenten.
Dokumentenvorschau: SeedDMS kennt von Haus aus sowohl Vorschaubilder als auch eine Vorschau als PDF-Dokument sofern sich diese erzeugen lassen. Die Vorschaubilder in den Listen sind oft zu klein und lassen den Inhalt des Dokuments nur erahnen und für die PDF-Vorschau muss erst die Detailseite des Dokuments aufgerufen werden. Diese Erweiterung kombiniert beides. Ein Klick auf das Vorschaubild eines Dokuments in der Listendarstellung öffnet die PDF-Vorschau des Dokuments. Darüber hinaus kann ohne Schließen der Vorschau direkt zum nächsten oder vorherigen Dokument navigiert werden. Sehr hilfreich bei der Suche, um schnell die Treffer zu sichten.
Summieren der Rechnungsbeträge: Eine eher spezielle Erweiterung, die ledglich eine Tabelle aller Dokumente in einem Ordner ausgibt und gleichzeitig ein numerisches Attribut summiert. Konkret können damit beispielsweise alle Rechnungsbeträge der Rechnungen in einem Ordner summiert und die Rechnungen zudem nochmal tabellarisch ausgegeben werden. Voraussetzung ist natürlich, dass man die Rechnungsbeträge in einem Attribut erfasst und die Rechnungen sinnvoll ablegt, also z.B. in eigene Ordner nach Jahren und Kunde/Lieferant.
OpenID-Connect: Noch eine alternative Authentifizierung, die ähnlich der LDAP-Authentifizierung die interne datenbankbasierte Authentifizierung ersetzt.
Ordner kopieren: Mitunter ist es notwendig eine einmal angelegte Unterordnerstruktur ein zweites, drittes, ... mal anzulegen. Das macht Arbeit und ist fehleranfällig. Diese Erweiterung nimmt Ihnen die Arbeit ab und kopiert Ordnerstrukturen ohne die darin befindlichen Dokumente.