SeedDMS Erweiterungen - MMK TYPO3 Weblösungen

SeedDMS Shop

In unserem Shop finden Sie alle zur Zeit verfügbaren Erweiterungen. Sollen Sie Fragen zu den Erweiterungen oder Anpassungswünsche haben, dann sprechen Sie uns bitte direkt an. Möglicherweise haben Sie auch eine eigene Idee, die Sie gerne umgesetzt sehen. Auch dafür haben wir ein offenes Ohr.

SeedDMS lässt sich seit Version 5 durch Plugins erweitern. Sie können sowohl auf der visuellen als auch funktionalen Ebene Anpassungen vornehmen. Im folgenden finden Sie eine Auswahl der bereits verfügbaren Erweiterungen.

Collabora Office ist eine vollständige Office Suite, welche im Browser läuft, folglich also keine lokale Installation erforderlich macht.

Mit dieser Erweiterung wird ein auf dem Server bereits installiertes Collabora Office in SeedDMS eingebunden und kann sowohl zur Ansicht, Bearbeitung als auch Konvertierung von Office Dokumenten verwendet werden.

Collabora Office bietet darüberhinaus die gemeinschaftliche Bearbeitung von Office Dokumenten. Ein Dokument, welches in SeedDMS ausgecheckt wurde, kann von allen anderen Benutzern mit Schreibrechten ebenfalls bearbeitet werden.

SeedBoards sind eine alternative und übersichtliche Darstellung von Ordnern in SeedDMS. Sie können auch Benutzern zugänglich gemacht werden, die keinen Zugang zum DMS haben. Ein SeedBoard ordnet ausgewählte Ordner in Spalten auf einer einzelnen Web-Seite an. Das SeedBoard kann farbig oder mit einem Bild hinterlegt werden.

SeedBoards eignen sich hervorrangend um Dokumentensammlungen eines Themas, Projekts oder Teams übersichtlich zu präsentieren. Jedes SeedBoard verfügt über eine Filterfunktion, die entweder nach Begriffen oder dem Alter der Dokumente filtert. Somit lässt sich das SeedBoard beispielsweise auf die zuletzt eingestellten Dokumente eingrenzen.

Ein typische Anwendung im Distanzlernen ist die Zusammenstellung der Wochenaufgaben pro Schulklasse. Jede Klasse bekommt ihr eigenes SeedBoard und bestehend aus den Unterrichtsfächern in den Spalten.

SeedDMS hat in der Grundinstallation keine Möglichkeit Ordnerstrukturen zu kopieren. Das kann aber durchaus nützlich sein, wenn z.B. für das Distanzlernen einheitliche Kursstrukturen oder im geschäftlichen Bereich Projektordner mit vordefinierten Unterordnern angelegt werden sollen. Diese Erweiterung deckt genau diesen Fall ab. Sie legt eine Kopie einer bestehenden Ordnerstruktur an ohne die darin befindlichen Dokumente zu kopieren.

Gerade beim Einscannen von Dokumenten ist es oft einfacher und schneller mehrere Papierdokumente in ein PDF-Dokument zu scannen und dieses später in Einzeldokumente zu zerteilen. Mit der Erweiterung "Split PDF" ist dies bequem in SeedDMS möglich. Laden Sie das Dokument wie üblich in SeedDMS hoch (oder nutzen Sie die Erweiterung "Import aus Mailbox") und rufen Sie danach aus der Dokumentansicht das Plugin zum Zerteilen des PDF-Dokuments auf.

Das Hochladen von Dokumenten erfordert ein Benutzerkonto in SeedDMS und ist für wenig geübte Anwender mitunter zu kompliziert. Mit dem öffentlichen Upload-Bereich kann man sehr schnell beliebigen Personen eine Möglichkeit geben, Dokument auf einfache Art und Weise hochzuladen. Alles war man braucht ist ein Browser und eine zuvor generierte URL.

Upload-Bereiche können sowohl vom Admin als auch von regulären Benutzern in SeedDMS erstellt werden. In der generierten Upload-URL steckt bereits das Verzeichnis in dem die hochgeladenen Dokumente abgelegt werden sollen sowie eine zeitliche Beschränkung und ggf. ein Kennwort oder Code, der den Zugriff beschränken kann und die spätere Zuordnung zu einer Upload-URL ermöglicht. Die Daten der URL sind natürlich verschlüsselt.

Entscheident für einen effektiven Workflow bei der Dokumentenablage ist bereits das Einstellen der Dokumente in das DMS. Per Drag&Drop oder auch per WebDAV gelingt dies zuverlässig und schnell auf dem eigenen PC. Doch zu oft scheiden diese Varianten aus, weil der Scanner das Dokument nur per E-Mail verschicken kann oder der Projektpartner das letzte Besprechungsprotokoll per Messenger auf das Handy geschickt hat.

Mit dieser Erweiterung können aus einem IMAP-Postfach entweder vollständige Mails oder die Anhänge direkt nach SeedDMS importiert werden. Richten Sie also einfach ein dediziertes Postfach ein und schicken Sie alle Ihre Dokumente dort hin. Später am eigenen PC können Sie diese dann bequem importieren.

Das alles lässt sich zudem in SeedDMS 6 per Task automatisieren. Ihre Dokumente werden dann regelmäßig abgeholt und in einem dedizierten Ordner abgelegt.

Über die Druckfunktion des Browsers lassen sich die Dokumente in SeedDMS nur drucken, wenn auf dem Computer des Anwenders auch ein Drucker installiert ist. Diese Erweiterung erlaubt den Druck eines Dokuments aus SeedDMS heraus. Dafür wird die Dokumentendetailansicht um einen Druckdialog erweitert. Voraussetzung ist ein eingerichteter Cups-Server auf dem Server auf dem auch SeedDMS installiert ist.

Zwischenablage herunterladen

Möchte man mehrere Dokumente aus SeedDMS herunterladen, dann muss jedes Dokument einzeln herunter geladen werden. Mit dieser Erweiterung ist es möglich Dokumente in der Zwischenablage zu sammeln und gemeinsam als Zip-Archiv herunterzuladen.

Downloads zählen

Diese Erweiterung zählt jeden Download eines Dokuments und listet die Downloads auf der Dokumentendetailseite auf, sofern man als Admin eingeloggt ist. Darüberhinaus existiert eine Übersichtsseite mit allen Downloads.

Download aller Dokumente eines Ordners

In Analogie des Downloads aller Dokumente in der Zwischenablage, können mit dieser Erweiterung die Dokumente eines Ordners als Zip-Archiv heruntergeladen werden. Dazu wird am Ende der Dokumentenliste eines Ordners ein Download-Button eingeblendet.

Temporären Download-Link erzeugen

Mitunter soll externen Personen, die nicht als Benutzer in SeedDMS angelegt sind, der Download einzelner Dokumente ermöglicht werden. Diese Eweiterung erzeugt einen zeitlich begrenzten, eindeutigen Download-Link, der aus SeedDMS heraus als Mail verschickt werden kann.

Vorschau für PDF-Dokumente aus dem Ablageordner

Beim Hochladen eines Dokuments aus dem Ablageordner wird dieses in einer Vorschau neben dem Formular für die Metadaten des Dokuments angezeigt. Das Erleichtert beispielsweise das Befüllen der Attribute, die sich aus dem Dokumeteninhalt ergeben. Insbesondere dann, wenn die Dokumente im Ablageordner durch eine Scanner dort abgelegt wurden und der hochladene Mitarbeiter deren Inhalt nicht kennt.

Anzeige der EXIF/Daten eines Bildes

Kameras legen in den erzeugten jpeg-Dateien zusätzliche Informationen ab. Dieses EXIF-Daten können durch diese Erweiterung ausgelsen und dargestellt werden. Sofern Geo-Koordinaten vorhanden sind, wird zusätzlich eine Karte mit Markierung des Aufnahmeorts angezeigt. Welche EXIF-Daten zur Anzeige kommen, kann ebenfalls konfiguriert werden.

Mülleimer

Jeder Löschvorgang eines Dokuments oder Odners verschiebt diesen lediglich in einen ausgewiesenen Mülleimer-Ordner. Der Mülleimer selbst kann nur mit ausreichenden Zugriffsrechten geleert werden.

Beim Verschieben der gelöschten Objekte wird gleichzeitig nachgehalten, wo der Ordner oder das Dokument zuvor abgelegt war, folglich können gelöschte Objekte leicht wieder "entlöscht" werden.

Ein Task kann im Planer eingerichtet werden, der den Mülleimer regelmäßig von Objekten eines festgelegten Alters säubert.

Virus-Scan

Mit der Zahl der Benutzer und der hochgeladenen Dokumente steigt auch die Gefahr, dass Dateien mit Viren in den Bestand gelangen. Diese Extension nutzt clamav als Virenscanner und warnt vor einer Infizierung auf der Dokumentendetailseite. Der Administrator kann zudem einen Virus-Scan über alle Dokument ausführen.

Vorschau für Zip-Archive

Durch diese Erweiterung kann auch für Zip-Archive eine Vorschau auf der Dokumentendetailseite ausgegeben werden. Es wird der Inhalt des Archivs und pro Datei ein Download-Button dargestellt, so dass auch einzelne Dateien leicht heruntergeladen werden können.

Vorschau für E-Mails

E-Mails können als sogenannte .eml Dateien (Mimetype message/rfc822) in SeedDMS gespeichert werden. Durch diese Erweiterung wird eine Vorschau dieser Dateien auf der Dokumentendetailseite ermöglicht. Angezeigt werden neben dem Text als HTML und Plain-Text auch alle Anhänge, die direkt heruntergeladen werden können.

Verschicke Dokument per E-Mail

Eine Dokumentenversion kann mit dieser Erweiterung leicht per E-Mail an beliebige Adressen verschickt werden. In die E-Mail wird zudem ein Kommentar des Versenders eingefügt

Mitunter möchte man Anwender über wichtige Ereignisse oder mit zusätzlichen Daten informieren. Diese Erweiterung fügt einen beliebigen Text mit Überschrift oberhalb des Ordnerbaums ein. Der Text kann mittels markdown formatiert werden.

Dokumente, Versionen und Ordner können nur mit einem Kommentar versehen werden. Diese Erweiterung erlaubt es beliebig viele Kommentare, durch alle Benutzer mit Lesezugriff, einzufügen. Die Ausgabe der Kommentare erfolgt in einem Popup.