Die Erfassung und dauerhafte Speicherung von Rechnungen ist schon bei kleinen Unternehmen essentiell für eine geordnete Buchführung. Auch wenn Rechnungen in der Regel noch in Papierform verschickt werden, so erfolgt doch oft eine elektronische Erfassung mittels Scanner und möglicherweise anschließender Texterkennung. Das erfasste Dokument muss abgelegt und insbesondere muss die Prüfung und Bezahlung der Rechnung durch Mitarbeiter erfolgen. Je nach Rechnungsaufkommen werden die Schritte eines solchen Arbeitsablaufs (Workflow) auf mehrere Personen verteilt. SeedDMS bietet hier eine ideale Unterstützung und viele Varianten der Umsetzung.

Der Import der Dokumente

SeedDMS bietet keine direkte Scanner-Unterstützung, was prinzipiell aufgrund der Client/Server-Architektur ohnehin schwierig zu realisieren ist, bietet aber durch das Konzept der Ablageordner im Dateisystem auf dem Server eine einfache Möglichkeit, bereits als Datei vorliegende Rechnungen in das DMS aufzunehmen. Dazu greift SeedDMS direkt auf den Ablageordner zu und importiert die Dateien von dort, was zudem den Vorteil bietet, dass selbst sehr große Dokumente zügig importiert werden können. Alternativ bietet sich die Aufnahme des Dokuments in das DMS über WebDAV an.

Individuelle Lösungen lassen sich ebenfalls durch die sehr mächtige Programmierschnittstelle von SeedDMS realisieren und somit den Import vollständig automatisieren. Denkbar wäre etwa der Import in ausgewählte Ordner im DMS in Abhängigkeit vom Rechnungssteller.

Die Verarbeitung der Rechnungen im DMS kann in vielen Varianten umgesetzt werden. Maßgebend ist hier das Rechnungsaufkommen, die involvierten Mitarbeiter und die gewünschten Verantwortungsbereiche. SeedDMS bietet dazu die gezielte Rechtevergabe für Ordner und Dokumente an, aber auch die Implementation eines individuellen Workflows pro Dokument. Diese zweite Variante soll im folgenden näher beschrieben werden.

Ausgehend vom importierten Dokument sind drei Schritte (Aktionen) bis zur abschließenden Archivierung vorgesehen.

1. Die Anreicherung mit Meta-Daten (kompletieren)
2. Die inhaltliche Prüfung (prüfen)
3. Die Bezahlung der Rechnung (bezahlen)

Daraus ergeben sich die Zustände 'importiert', 'kompletiert', 'geprüft' und 'bezahlt'. Nicht betrachtet wird der Fall, dass eine Rechnung abgelehnt wird, etwa aufgrund einer nicht vollständig erbrachten Leistung. SeedDMS könnte auch dies über den Workflow-Editor modellieren.

Anreicherung mit Meta-Daten

Den importierten Dokumenten fehlen oft noch zusätzliche beschreibende Daten, die insbesondere das Wiederauffinden im Bestand ermöglichen. Bei Rechnungen könnte dies die Rechnungsnummer oder Rechnungssteller sein. SeedDMS bietet für die Erfassung individueller Daten die Möglichkeit, beliebige Attribute an Dokumente zu heften, die darüberhinaus auch von der Volltextindizierung erfasst werden. Diese Aufgabe muss nicht unbedingt durch Mitarbeiter der Buchhaltung erfolgen. Im Workflow wird für diesen Arbeitsschritt daher eine eigene Gruppe von Mitarbeitern vorgesehen.

Inhaltliche Prüfung der Rechnung

Schritt 2. erfolgt in der Regel durch die Fachabteilung, die eine inhaltliche Prüfung vornehmen kann, weil die in Rechnung gestellt Leistung oder das Produkt von ihr beauftragt wurde. Ob diese Aufgabe einzelnen Personen oder einer Gruppe zugewiesen wird, entscheidet der Einzelfall.

Bezahlung der Rechnung

Eine Rechnung, die erfolgreich geprüft wurde, kann in der Regel auch bezahlt werden. Die Entscheidung darüber trifft vermutlich die Buchhaltung. Wird auch diese Aktion ausgeführt gilt der Rechnungsvorgang als abgeschlossen.